Johtamisjärjestelmä vai pölyttynyt toimintaohjemappi?
Kun työskentelin apteekkiproviisorina, toimintaohjeiden ylläpitäminen tuntui aina välttämättömältä pahalta. Tiesin että niitä oli pakko ylläpitää ja niistä oli aina vähän huono omatunto, jos aikaa niiden päivittämiseen ei riittänyt. Joissain apteekeissa toimintaohjeita oli jopa niin paljon, että tuli voimaton olo jo niiden katsomisesta ja tuntui että niiden ylläpitäminen oli erittäin raskasta ja hyvin kaukana apteekin arjesta.
En muista, että olisin yliopistossa koskaan saanut koulutusta apteekin laatutyöhön. Lääkevalmistukseen liittyviä laatuvaatimuksia sen sijaan kyllä käsiteltiin tarkastikin. Apteekkien toimintaohjemaailmaan tutustuin vasta sitten apteekin arjessa. Ensimmäinen oivallus niihin liittyen tapahtui minulla oikeastaan apteekkitarkastuksen yhteydessä. Tarkastuksessa todettiin, että toimintaohjeita piti päivittää (niitä oli liian paljon) ja tarkastajan kanssa käydyssä keskustelussa sain muutaman hyvin käyttökelpoisen vinkin: pidä toimintaohjeet tiiviinä, mieti mitkä tehtävät liittyvät lääkitysturvallisuuteen ja aloita toimintaohjeesta "Toimintaohjeen kirjoittaminen". Näiden ohjeiden perusteella sain rakennettua uudet toimintaohjeet ja niistä tuli ihan käyttökelpoiset ja tiiviit. Näin jälkikäteen ajateltuna niistä jäi kuitenkin puuttumaan punainen lanka ja niiden ylläpito säilyi "ylimääräisenä vaivana".
Kun viime vuonna vedin ISO9001:2015 laatustandardiin tähtäävää projektia nykyisessä työpaikassani, tuntui että palaset loksahtivat päässäni paikoilleen. Kaikki lähti oikeastaan siitä, kun minulle eräässä koulutuksessa sanottiin, ettei oikeastaan kannata puhua laatu- vaan johtamisjärjestelmästä ja jäin pohtimaan asiaa apteekkien näkökulmasta, voisivatko apteekkienkin toimintaohjeet olla osaa apteekin johtamisjärjestelmää ja toimia työkaluna eivätkä ainoastaan olla erillinen "proviisorin paperihomma".
Vedän tänä vuonna yhdessä kollegani kanssa apteekeille koulutusohjelmaa, jossa käydään läpi apteekin toiminnan kannalta tärkeimpiä prosesseja. Aikaisemmista liiketoiminnan kehitysprojekteista ollaan opittu se, että vaikka yksittäisen prosessin kehittämistä käytäisiin apteekissa hyvinkin tarkasti läpi, se saattaa kuitenkin jäädä viemättä käytäntöön tai muutoksesta ei tule pysyvä. Näin ollen ollaan koettu tärkeänä, nivoa muutokset myös johtamiseen. Jokaisesta prosessista pitää tietää mitkä sen tavoitteet ovat, kuka siitä vastaa ja miten sitä kehitetään. Lisäksi prosessilla pitää olla mittarit ja tavoitteisiin pääsemistä pitää seurata ja asiasta pitää kommunikoida. Ei voi myöskään olla prosessia, jota ei liitetä osaksi isompaa kokonaisuutta, eli apteekin johtamis- tai laatujärjestelmää.
Mistä sitten kannattaa lähteä liikkeelle, jos tuntuu siltä, että pölyttynyt toimintaohjemappi vaatisi päivittämistä. Tässä muutama vinkki:
- Mieti ensin, että toimintaohjeet muodostavat loogisen kokonaisuuden koko apteekin toiminnasta ja piirrä oman apteekkinne prosessikartta.
- Aloita toimintaohjeesta "toimintaohjeen kirjoittaminen" tai ehkä vielä mieluummin "johtamisjärjestelmän ylläpitäminen", jossa käydään läpi niin pelisäännöt toimintaohjeiden kirjoittamisesta kuin myös johtamisjärjestelmän ylläpitämisen vuosikello.
- Määrä ei ratkaise vaan laatu! Älä tee turhia ohjeita.
- Ohjelmistojen ja laitteiden käytöstä löytyy käsikirjat, hyödyntäkää niitä. Ohjelmistojen tai laitteiden käyttöä ei tulisi apteekin toimintaohjeissa käydä läpi.
- Lääkitysturvallisuus tulisi apteekissa pitää yhtenä tärkeänä tavoitteena, lisäksi tulisi olla muita tavoitteita kuten liiketoimintaan liittyvät tavoitteet.
- Ja lopuksi, luovu paperista! Toimintaohjeet kannattaa ylläpitää sähköisessä muodossa intranetissa sähköisillä lukukuittauksilla.